Kävin eilen muutaman esimiehemme kanssa hyvän keskustelun sisäisestä esimiesviestinnästä. Esimiehet olivat eri puolilta Riihimäen kaupungin organisaatiota: sosiaali-, sivistys- ja teknisistä palveluista. Heidän työntekijänsä ovat muun muassa asiantuntijoita, lastentarhanopettajia, ohjaajia ja puistotyöntekijöitä.

Minua kiinnosti, mistä esimiehet saavat sisäisesti tietoa. Heille tärkeimpiä kanavia ovat oman yksikön johtoryhmä, esimiesinfot ja esimies. Intrasta löytyy helpoiten henkilöstöhallintoon liittyvät asiat. Säännölliset esimiesiltapäivät ovat hyviä tapaamisia kollegoiden kanssa.

Omille työntekijöille viestimiseen parhaimmat keinot ovat sähköposti ja säännölliset tiimikokoukset. ”Viikon voi toimia ilman esimiestä, muttei ilman sähköpostia”, naurahti yksi heistä.  Sähköposti ei aina ole paras keino, sillä kaikilla työntekijöillä ei ole omaa sähköpostiosoitetta tai sähköposti ei vain toimi. Puhelin on paras tapa silloin, kun tilanne on akuutti ja täytyy varmasti tavoittaa työntekijä.

Olin tyytyväinen, kun kuulin, että yhdessä työporukassa sovittiin, että tiimikokouksissa keskitytään keskustelemaan pedagogisista haasteista ja ajankohtaiset uutiset selvitetään ennen palaveria. Intra on meillä tärkein välitetyn viestinnän väline, jota buustataan uutiskirjeellä ja Yammerilla. Yammer toimii myös virtuaalisena kahvipöytänä kaupungin eri puolilla olevien työntekijöiden kesken. Koko ajan teen töitä sen eteen, että intra olisi kaikkien saavutettavissa ja käytössä. Yammeriin liittyminen on jokaisen oma valinta.

Esimies ei usein ehdi kahvitunnille, mutta käytäväkeskustelut ovat tärkeitä hetkiä kesken kiireisen työpäivän. Kehityskeskusteluissa taas pystyy keskittymään kunkin työntekijän omaan työhön ja sen kehittämiseen.

Mutta miten esimies voi varmistaa, että tärkeä viesti tavoittaa jokaisen: ”Kun laittaa uutisen ovessa olevalle ilmoitustaululle ja merkitsee sen punaisella, kaikki huomaavat sen, koska joutuvat kulkemaan työpaikalle siitä ovesta.” Taidanpa heti huomenna ruuvata intrascreenin vessanoveen.