Harjoittelimme Riihimäellä kriisitilannetta, jossa rankkasade valloitti ensin Vantaanjoen sitten vääjämättä koko Riihimäen. Dramaatisia käänteitä riitti: varsinkin silloin kun jo evakuoituja vamhuksia ja lapsia alettiin evakuoida veden täyttämästä väistötilasta. Harjoitus oli hyvä, sillä se opetti paljon.

Mikä on tärkeintä kriisissä?

1. Kaupungissa on turvallista > ulkoinen viestintä
2. Työntekijämme turvaavat > sisäinen viestintä
3. Turvaamista ei tehdä yksi > sidosryhmäviestintä muiden organisaatioiden kanssa: pelastuslaitokset, asiantuntijaorganisaatiot, vapaaehtoistyöntekijät.

Kriisiviestintää ei kukaan hoida yksin – ei edes yksittäistä riviä. Harjoitus osoitti, että ainakin seuraaviin hommiin tarvitaan tekijöitä.

	Sisäinen	Sidosryhmä	Ulkoinen	Huomioita ja ajatuksia
Organisaattori: viestinnän tilannetiedon ylläpitäjä ja raportoija, työnjakaja, kriisisuunnitelman toteuttaja, dokumentoija	Vaihteen briifaus Kriisipuhelimet käyttöön	Yhteydenpito	Verkkosivusto valmiudessa	Työtä riittää ennen, aikana ja jälkeen.
Tilannekuvan ylläpitäjä: johtokeskuksen säännöllisen tilannekuvan välittäjä	Intra ja sisäinen some	Kriisiin osalliset organisaatiot, poliitikot	Tilannekuvan muokkaaminen ulkoisille yleisöille	Sisäisen ylläpitäjä voi olla joku johtokeskuksesta
Viestijä: Viestien tuottaja: kirjoittaja/kuvaaja/videoija	Julkaisu, jako			Viestien muotoilun ja tietojen tarkistaminen, sensitiivisyys
Somettaja: Somesta  saatujen havaintojen välittäjä ja tarkistuttaja – ja sometaja	Sisäisen somen ylläpito		Julkaistujen tietojen välittäjä omalla tilillä ja keskusteluissa: omat tiedotteet, yhteistyökumppanit, media	Ulkoisten välityksessä huomio tiedon paikkansapitävyyteen
Mediayhteyshenkilö: Kysymyksiin vastaaja/välittäjä ja tilaisuuden järjestäjä	Osallistujien sparraus Kysymykset ja vastaukset		Käytännön järjestelyt: tila, kutsuminen	Kuka saa puhelimessa vastata toimittajille? Toimialueet, viestintä, kaupunginjohtaja
Yhteyshenkilö: Osallistuvien organisaatoiden yhteydenpitäjä			Tietojen saanti, tietojen välittäminen	Etukäteen käytäntöjen ja kanavien sopiminen, myös yhteydenpitoon
Kääntäjä: Kääntää julkaistut tiedotteet			Julkaisu ja jako	Laki vaatii kaksi kieltä, hätä lisää.
Kirjuri: Puheluihin vastaaja; sähköpostien, tekstarien ja WhatsApp-viestien kirjaaja ja kuittaaja				Känny heti kirjurille. Kriisissä kaikki kanavat ovat käytössä!

Sähköistä myös viestintä

Kun kriisissä toimii sähkö, kaikki viestintä on sähköistä, koska se on nopeinta ja notkeinta. Miten järjestelmät tukevat salamannopeaa viestintää? Miten niitä voidaan seurata sisäisesti ja ulkoisesti myös mobiilisti? Kysymys ei ole pelkästään verkkopalvelujen saavutettavuus, vaan sisäisten välineiden responsiivisuudesta.

Kriiseissä joukkoistaminen on mahdollisuus niin yleisön kuin työntekijöiden kanssa. Viestinnän tarve on suuri, joten apuvoimia tarvitaan. Kuinka paljon uskaltaa luottaa kaupunkilaisten kertomiin ja antaa työntekijöiden kertoa? Oikean tiedon välittäminen ja huhujen torjuminen vaativat pelisilmää. Iso asia on myös osaaminen, laitteet ja oikeudet viestintäjärjestelmiin.

Missään muussa tilanteessa viestintä ei ole niin arvostettua kuin kriiseissä. Uhka vai mahdollisuus?