Organisaation ulkoisessa viestinnässä tiedetään jo, mitä tarkoittaa  sosiaalisen median mukanaan tuoma monikanavaisuus, kohderyhmien pirstaloituminen, tavoitettavuus ja joukkoistaminen. Sisäinen viestintä vasta odottaa, mutta ei sen tarvitse.

Sisäiset somet hallitusti käyttöön

Sosiaalista median käyttö on tuttua vapaa-ajalla: harrastusporukoiden tapaamiset sovitaan Facessa, ilmaistaan ytimekkäästi Twitterissä ja tuodaan oma osaaminen esille LinkedInissä. Kiinnostavia ja hauskoja juttuja levitetään laajasti kaikin keinoin. Välineitä on opittu käyttämään, ja hyväksi havaitut keinot halutaan ottaa käyttöön myös työssä.

Rohkeus välineiden käyttöönottoon on lisääntynyt. Omat puhelimet ja tabletit tuodaan töihin. Samaan tapaan Yammer-tilin voi perustaa kuka tahansa, sopia työvuorot Facen suljetussa ryhmässä tai ottaa projektiryhmälle alustaksi wikin. Tällöin nämä välineet ovat pienen porukan käytössä.

Välineiden kirjo kasvaa jatkuvasti, joten sisältömarkkinointi pakottaa priorisoimaan ja koordinoimaan. Tässä tarvitaan hyvää yhteistyötä tietohallinnon ja viestinnän välillä, jotta saadaan oikeat keinot käyttöön omalle organisaatiolle. Tietohallinto tietää, millaiset alustat ovat soveltuvia tekniikan ja turvallisuuden puolesta sekä sen miten kootaan eri lähteiden virrat yhteen; viestintä tuntee ryhmänsä, joten tietää vuorovaikutuksen vaatimukset sovelluksille.

Yksinkertaista: kun sisällöntuottajia on enemmän, viestinnän määrä kasvaa

Sisäinen sosiaalinen  media saattaa aluksi arvelluttaa. Olen aivan varma, että kun jokainen voi itse tuottaa organisaation sisäisiin kanavia sisältöä, tunne oman työn merkityksellisyydestä ja vaikuttavuudesta kasvaa. Samalla kasvaa kiinnostus viestimiseen ja luottamus organisaatioon. Työkavereihin tutustuu uudella tavalla ja voi tehdä työtä yhdessä yhteisillä alustoilla eikä kömpelöissä tiedostoissa, joita huonoimmassa tapauksessa välitetään sähköpostilla.

Viestinnän tehtävänä on luoda monia kanavia eri ryhmille, kirkastaa ja kiteyttää tärkeät viestit useista uomista, sparrata asiantuntijoita viestinnän suunnittelussa ja toteutuksessa sekä innostaa sisällöntuottajia, jotta sen arvokas ammattilaisuus on käytössä muussa kuin intran pikkupäivityksissä ja sisäisten tiedotteiden kirjoittamisesta.

Sisäinen sosiaalinen media vaatii toimintakulttuurin muutosta ja välineiden käytön opettelua työkontekstissa. Ennen kaikkea se vaatii sitä, että pitää päästää irti viestinnän hallinnan ajatuksesta myös organisaation sisällä. Eihän koskaan se ole ollut hallinnassa, vaikka se ei ole ollut näkyvillä.