Paljon sisältöä, vähän aikaa

Kaupunkilaisille tätäkin verkkopalvelua tehdään Kuva Riihimäen kaupunki

Kaupunkilaisille Riksun verkkopalveluakin tehdään Kuva Riihimäen kaupunki

Riihimäen kaupungin uusi verkkopalvelu avautui tiistaina 7.4. Uuden sivuston reilua 1 700 sivua naputteli näkyväksi vajaa 100 päivittäjää kolmen kuukauden ajan alkuvuonna 2015.

Uutta verkkopalvelua varten vaihdoimme julkaisualustan, joten päivittäjät piti kouluttaa ja opastaa uuden alustan käyttöön. Pidimme yhteensä viisi varsinaista koulutusta, joista yksi oli julkaisualustan toteuttajan pitämä koulutus ja loput omin voimin. Näissä koulutuksissa kävimme huolellisesti läpi tekstin muokkaamisen, kuvien lisäämisen sekä sivujen ja uutisten julkaisemisen. Koulutusten lisäksi olemme tähän mennessä pitäneet yhteensä viisi työpajaa, jonne on saanut tulla kuka tahansa tekemään ja päivittämään omaa sivustonsa osaa. Lisää koulutuksia ja työpajoja on luvassa, jotta kaikki saavat uuden työkalunsa kunnolla käyttöön.

Sessiot sujuivat hyvin, mutta en tiedä, millainen hyöty oli alkuvuoden koulutuksilla, jos henkilö ei ollut vielä päässyt käsiksi itse ylläpitojärjestelmään. Mielestäni työpajat olivat päivittäjien kannalta hyödyllisimmät, sillä niissä kokivat oivalluksia niin päivittäjät kuin ohjaajat.

Siirsimme vanhan verkkosivuston sisällön käsin. Tähän oli pari painavaa syytä: rapautunut tieto ja kustannukset. Vanhaa sisältöä siirtäessämme jouduimme edes pienen hetken miettimään onko siirrettävällä sivulla arvoa ja ovatko linkitettävät dokumentit vielä voimissaan. Vaikka sivut olisi siirrettykin automaattisesti, olisimme silti joutuneet käymään sivut läpi linkitysten takia.

Teimme siirron kuuden henkilön ydinporukalla. Isoimmat urakat saivat webmaster ja kaksi harjoittelijaa. Ydinporukalla tapasimme livenä kerran viikossa ja tsekkasimme tilanteen. Lisäksi kävimme keskustelua Yammerissa omassa ryhmässämme.

Vanhan tiedon siirto sujui jouhevaan, ja pysyimme hyvin aikataulussa. Kuukauden kuluttua aloituksesta kaikki oli siirretty. Enemmän työtä aiheutti tiedon järjestäminen uudelleen. Olimme konseptoinnin yhteydessä suunnitelleet erilaisia koonti- ja kohderyhmäsivuja, jotka piti nyt miettiä ja luoda. Koska organisaatiossamme on viestintä nimetty pääasialliseksi työksi vain puolelletoista henkilölle, sen tietää, että moni muu työ meni jatkuvasti verkkopalvelun uudistamisen edelle.

Uudistuvasta verkkopalvelusta viestittiin normi kanavien kautta. Intrassa julkaistiin tiedotteita, Yammerissa käytiin keskustelua, sisäisessä lehdessä kerrottiin statuksesta, uutiskirje muistutteli vaiheista ja viestintätiimissä käytiin uutta verkkopalvelua läpi koko prosessin ajan. Vuoden vaihtuessa alkoivat koulutukset ja työpajat. Samalla päivittäjät saivat oman sivunsa intraan ja ryhmälle suunnatut sähköpostiviestit. Silti 1 500 henkilön organisaatiossamme on taatusti niitä, jotka eivät ole koskaan kuulleet uudesta verkkopalvelusta.

Uutta verkkopalvelua oli odotettu niin pitkään, että päivittäjät ottivat uuden julkaisualustan hyvin vastaan. Vaihdoimme nyt Episerveristä WordPressiin, joten etenkin kuvien ja dokumenttien käsittely toimii eri logiikalla. Lisäksi erilaisten yhteisten elementtien kuten nostojen ja henkilötietojen lisääminen vaati paneutumista.

Suurin muutos on kuitenkin ilmaisun tavassa eli uudessa verkkopalvelussa ajatellaan kaupunkilaisen kannalta, ei organisaation. Kuinkahan monta kertaa olen sessioissamme toistanut lauseen: ”Te tiedätte, mitä asiakkaanne haluavat tietää. Nyt mietitään, missä siihen selkeästi vastataan.”

Riihimäki.fi-verkkopalvelun uudistamisesta kerrottiin myös Kotikaupunki-asukaslehdessä. Lisäksi postasin julkaisuviikolla aattoillan jännityksestä ja konseptoinnin merkityksestä.

Mainokset

About Anna Availa

Elämässä ja viestinnässä pitää olla hieman sähköä. Supersankarina olisin kissanainen.
%d bloggers like this: