Teen työkseni viestintää – tehtävänäni on varmistaa, että sanoma menee perille vastaanottajalle. Eikä vain väylille. Sähköiset viestintävälineet luovat paljon mahdollisuuksia niin viestin välittämiseen kuin perillemenon seuraamiseen. Onko siis mitään raadollisempaa kuin huomata, että vain pieni osa organisaatiosta avasi intran tiedotteen? Jotta intrauutinen olisi luettu, on monta kohtaa, joissa viestin kulku voi tyssätä. Huvitan itseäni keksimällä kahdeksan kohtaa, jotka täytyy läpäistä, jotta uutinen on luettu. Keksityt kohtani voisivat olla oikeita missä tahansa organisaatiossa, jossa kaikki eivät päivät pääksytysten näpyttele tietokonetta.
Olipa kerran yksi intrauutinen
| On aikaa katsoa työpäivän lomassa uudet intrauutiset | Valkokaulukset kyllä nakuttavat konettaa päivät pitkät, joten luulisi, että he käyvät ainakin kerran päivässä vilaisemassa intran jutut. Toinen juttu on sitten tuotannossa olevat. Onkohan tauoilla mahdollista päästä koneelle? Tai sitten viimeistään kotoa. Kyllähän kaikilla nyt kotona tietokone on. Intraan pääsy vaatii kyllä vpn:n | |
| Pääsee tietokoneelle, on käyttäjätunnukset ja osaa käyttää ohjelmia | Tuotannossa kaikilla ei ole omaa työkonetta, mutta kai nyt sentään jostain kahvihuoneen kulmasta joku kone löytyy. Vai löytyykö? Onkohan kaikille käyttäjätunnuksia? | |
| Intra näkyy helposti | Omalla koneellani aukeaa intran pääsivu automaattisesti, kun vain avaan selaimen. Mutta voikohan sen vaihtaa. Oho, pystyinkin minuutissa vaihtamaan Iltasanomat kehiin. Voisikohan tälle tehdä jotain? | |
| Löytää uutisen | ||
| – Bongaa uuden uutisen intran etusivulta: Uutiset kerääntyvät heti kärkeen ja tärkein vielä ensimmäiseksi. Toivottavasti päivän aikana ei tule liikaa ”tärkeitä uutisia”. | ||
| – Saa vinkin uutisesta kahvipöydässä: Keskustellaankohan kahvipöydissä koskaan intran jutuista. Varmasti jostain isoista jutuista, mutta tuskin mistään IT-projektin etenemisestä. | ||
| – Uutiskirjeen linkki vihjaa uutisesta: Kai kaikki nyt omaan sähköpostiin kilahtavan uutiskirjeen aukaisee? Viimeisemmän uutiskirjetilaston mukaan kolmannes ihan aukaisi kirjeen. Noh ainakin otsikoista näkee tärkeimmät tapahtumat. Onneksi toimittajan rutiinilla saa nopeasti kiireessäkin kaiken kertovat otsakkeet. | ||
| Avaa uutisen linkin | Auts, 16 % henkilöstöstä on aukaissut uutisen intralinkin. Miten tämä ei voi kiinnostaa enempää? Eihän tässä ole kuin pieni osa niistä, jotka ovat päätteensä ääressä koko päivän. Pitäisiköhän testata, mitä ”Katso kuva” –teaser saa aikaan, haha. Voisi toimia kerran. | |
| Lukee uutisen | Tätä en nyt pääse mittaamaan suoraan mitenkään. Toivottavasti nyt ainakin herää halu tehdä jotain: kertoa eteenpäin, jakaa tieto tai keskustella. Jos nyt kuitenkin jotain liikahtaisi. Yritin kyllä kirjoittaa siten, että koskettaisi lukijaa, vaikka asianomistaja halusi pelkistetympää tekstiä | |
| Bonuksena: Kommentoi uutista | Saa olla kyllä poikkeava tilanne, että kommentteja kunnolla tulee. Peukku saattaa nousta ja työkavereita tykätään onnitella, mutta muuten jää vähemmälle. Kun on iso organisaatio, on iso kynnys olla yhteisellä areenalla omalla nimellä esillä. Tuntuu, että riittää näitä ”high barrier for participation”. |
Kuten kaikilla tarinoilla, pitää tälläkin olla opetus. Intrauutisten perillemenoa voi edistää, kun pureutuu eri kohtiin ja tekee muutoksia. Sisäisessä viestinnässä intra on yksi keino monien muiden joukossa. Se on hyvä massaviestinnän väline, ja se tukee loistavasti kasvokkainviestintää esimiehen kanssa ja täydentää staattisempia välineitä kuten lehtiä ja ilmoitustauluja. Viestintää vain pitää olla paljon ja on kivaa, että jotain osaa siitä voi mitata suoraan.
Availa - Ilmiöiden matkassa 